Một trong những ưu điểm vượt trội của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là khả năng bảo quản và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện nhất định để đảm bảo hóa đơn được lưu trữ đúng cách, đúng định dạng và đầy đủ cơ sở pháp lý. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần biết cách xử lý chuyển đổi dữ liệu hóa đơn điện tử đầu vào này thành bảng kê excel để phục vụ cho việc kế toán và khai thuế một cách tốt nhất.
1. Các hình thức nhận hóa đơn điện tử đầu vào phổ biến
Có 3 hình thức mà doanh nghiệp có thể nhận được hóa đơn điện tử đầu vào khi mua hàng và sử dụng dịch vụ: Bản thể hiện của hóa đơn điện tử được in ra giấy (xăng dầu, viễn thông, điện, nước…), gửi email file PDF và XML, gửi mã và link tra cứu qua điện thoại.
2. Định dạng hợp lệ của hóa đơn điện tử
Định dạng hóa đơn điện tử theo điều 5, Thông tư 68/2019 gồm hai phần:
Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của HĐĐT; có dạng như một tờ hóa đơn thông thường, tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ
File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ khi chưa bị sửa đổi.
Vì vậy, khi doanh nghiệp cần chứng minh giá trị pháp lý và tính hợp lệ của hóa đơn, file excel của hóa đơn điện tử đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, thực tế có khá nhiều trường hợp kế toán và doanh nghiệp thường loay hoay không biết làm thế nào để đọc được dữ liệu những file XML này khi nhận được hóa đơn điện tử đầu vào.
3. Có cần lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào lên file excel không?
Tại Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử được tiến hành như sau:
“Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán . Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán . Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như USB, đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến”.
Do đó, hóa đơn điện tử đầu vào file XML sẽ được lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp hoặc doanh nghiệp có thể tải về để tự lưu trữ. Theo quy định pháp luật, thời gian lưu trữ là 10 năm.
4. Dịch vụ tự động nhập hóa đơn điện tử đầu vào - giải pháp hoàn hảo cho kế toán doanh nghiệp
Việc nhập hóa đơn điện tử thủ công là những vấn đề nan giải của bộ phận kế toán nói riêng cũng như doanh nghiệp nói chung. Phân đoạn này chiếm khá nhiều thời gian, khiến các kế toán viên không thể tập trung vào xử lý các công việc chuyên môn và quan trọng hơn.
Chính vì lý do đó, DATA ENTRY VIETNAM cung cấp một giải pháp hỗ trợ vô cùng hiệu quả cho doanh nghiệp, đó chính là dịch vụ tự động nhập hóa đơn điện tử đầu vào. Với dịch vụ của này, quý doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm thời gian, tối ưu nhân lực và tiết kiệm chi phí, nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động và phát triển kinh doanh.
Trong quá trình kinh doanh, nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ tự động nhập hóa đơn điện tử đầu vào, vui lòng liên hệ với DATA ENTRY VIETNAM qua Hotline: (+84) 28 6670 3100 – (+84) 937 699 913 để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết và tận tình.
Trân trọng !
1. Các hình thức nhận hóa đơn điện tử đầu vào phổ biến
Có 3 hình thức mà doanh nghiệp có thể nhận được hóa đơn điện tử đầu vào khi mua hàng và sử dụng dịch vụ: Bản thể hiện của hóa đơn điện tử được in ra giấy (xăng dầu, viễn thông, điện, nước…), gửi email file PDF và XML, gửi mã và link tra cứu qua điện thoại.
2. Định dạng hợp lệ của hóa đơn điện tử
Định dạng hóa đơn điện tử theo điều 5, Thông tư 68/2019 gồm hai phần:
- Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.
- Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử.
Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của HĐĐT; có dạng như một tờ hóa đơn thông thường, tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ
File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ khi chưa bị sửa đổi.
Vì vậy, khi doanh nghiệp cần chứng minh giá trị pháp lý và tính hợp lệ của hóa đơn, file excel của hóa đơn điện tử đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, thực tế có khá nhiều trường hợp kế toán và doanh nghiệp thường loay hoay không biết làm thế nào để đọc được dữ liệu những file XML này khi nhận được hóa đơn điện tử đầu vào.
3. Có cần lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào lên file excel không?
Tại Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử được tiến hành như sau:
“Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán . Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán . Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như USB, đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến”.
Do đó, hóa đơn điện tử đầu vào file XML sẽ được lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp hoặc doanh nghiệp có thể tải về để tự lưu trữ. Theo quy định pháp luật, thời gian lưu trữ là 10 năm.
4. Dịch vụ tự động nhập hóa đơn điện tử đầu vào - giải pháp hoàn hảo cho kế toán doanh nghiệp
Việc nhập hóa đơn điện tử thủ công là những vấn đề nan giải của bộ phận kế toán nói riêng cũng như doanh nghiệp nói chung. Phân đoạn này chiếm khá nhiều thời gian, khiến các kế toán viên không thể tập trung vào xử lý các công việc chuyên môn và quan trọng hơn.
Chính vì lý do đó, DATA ENTRY VIETNAM cung cấp một giải pháp hỗ trợ vô cùng hiệu quả cho doanh nghiệp, đó chính là dịch vụ tự động nhập hóa đơn điện tử đầu vào. Với dịch vụ của này, quý doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm thời gian, tối ưu nhân lực và tiết kiệm chi phí, nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động và phát triển kinh doanh.
Trong quá trình kinh doanh, nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ tự động nhập hóa đơn điện tử đầu vào, vui lòng liên hệ với DATA ENTRY VIETNAM qua Hotline: (+84) 28 6670 3100 – (+84) 937 699 913 để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết và tận tình.
Trân trọng !
Chủ đề sau cùng
