? Giải pháp “làm tự động, bỏ thủ công” cho phòng Kế Toán

Việc sử dụng các công cụ như UBot Invoice để xử lý các thao tác thủ công đang được coi như một giải pháp tối ưu năng suất, giảm tải

Giảm bớt khối lượng việc thủ công
Trước đây, một ngày của Kế toán nhập liệu hoá đơn đầu vào sẽ bắt đầu bằng việc tiếp nhận hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy Sau khi có hoá đơn từ nhà cung cấp, Kế toán sẽ tải xuống, lưu trữ vào thư mục nội bộ và bắt đầu kiểm tra thông tin hoá đơn. Với các công ty kiểu cũ, việc kiểm tra thủ công bao gồm việc đối chiếu thông tin trên hóa đơn giấy với thông tin hóa đơn trên hệ thống Tổng cục thuế. Nếu hóa đơn hợp lệ, Kế toán sẽ nhập từng thông tin lên phần mềm kế toán .

Với cách làm thủ công, việc nhập liệu hàng chục, hàng trăm hóa đơn sẽ “tiêu tốn” nhiều giờ làm việc của Kế toán .
Toàn bộ quá trình trên diễn ra trong 5 – 10 phút và lặp đi lặp lại đến khi hết hóa đơn. Nếu số lượng hóa đơn lớn, Kế toán sẽ mất nhiều ngày chỉ để xử lý công việc thủ công này. Tuy nhiên, khi ứng dụng UBot Invoice, quy trình nhận – so sánh thông tin – nhập dữ liệu của Kế toán sẽ được tự động hóa. UBot sẽ trở thành “Kế toán viên ảo”, thay con người thực hiện 90% thao tác xử lý hoá đơn đầu vào, từ việc đọc email, tra cứu và kiểm tra thông tin cho đến lưu trữ quản lý file hoá đơn điện tử tập trung. Từ 10 phút để xử lý 1 hoá đơn, với UBot Invoice, thời gian xử lý hóa đơn được rút ngắn còn 30 giây, thông tin chính xác tuyệt đối.
Từ đây, quy trình xử lý hoá đơn đầu vào được tự động hoá 90% mà vẫn đảm bảo độ chính xác tuyệt đối. Bộ phận Tài chính Kế toán có thể tập trung vào các đầu việc quan trọng như làm báo cáo tài chính , hạch toán chi phí, phân tích số liệu và đưa ra những giải pháp tối ưu tài chính cho doanh nghiệp….

UBot giúp Bộ phận Tài chính – Kế toán của doanh nghiệp tiết kiệm hơn 80% thời gian xử lý hóa đơn, tự động hoàn thành 90% thao tác lặp đi lặp lại của Kế toán với độ chính xác 100%.
Tăng hiệu quả làm việc của các bộ phận trong doanh nghiệp
Khi bộ phận Kế toán tập trung nguồn lực vào việc xử lý hóa đơn, các công việc như hạch toán chi phí, giải ngân bị chững lại, gián tiếp ảnh hưởng đến các bộ phận khác. Nhưng khi “kế toán ảo” UBot Invoice phụ trách việc xử lý hóa đơn, bộ phận Tài chính kế toán sẽ có thời gian để tối ưu các công việc quan trọng.
Ví dụ, với phòng Kinh doanh và phòng Mua hàng, các nhân viên Kế toán sẽ có thời gian để thực hiện giải ngân, đảm bảo tiến độ dự án và hoạt động kinh doanh thông thường, vì không vướng bận việc xử lý hóa đơn.
Hoặc, với chính bộ phận Tài chính – Kế toán , UBot Invoice giúp việc truy xuất, quản lý các dữ liệu thu – chi trở nên dễ dàng, chuẩn xác hơn, để từ đó, bộ phận Tài chính – Kế toán có nguồn dữ liệu chính xác, đưa ra những dự đoán tài chính cho hoạt động vận hành của doanh nghiệp mình. Bên cạnh đó, nguồn lực nhân sự của bộ phận này có thêm thời gian để đào sâu những nghiệp vụ đòi hỏi chất xám và mang lại giá trị cao hơn cho doanh nghiệp.
Lúc này, phòng Tài chính – Kế toán có thể nâng cấp vai trò của bộ phận: phân tích, đánh giá, dự đoán và tư vấn hoạt động, dựa trên tình hình tài chính thực tế của doanh nghiệp. Nhờ vậy, ban điều hành có thể đưa ra đường hướng phát triển bền vững cho doanh nghiệp của mình.
Chị Tuyến (đại diện KiaOra – công ty phân phối sản phẩm hữu cơ) chia sẻ: “Là một doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm, mỗi tháng, bên mình cần xử lý khoảng 100 hóa đơn đầu vào và 1000 hóa đơn đầu ra. Tuy số lượng hóa đơn không quá lớn, nhưng cũng chiếm khá nhiều thời gian của các kế toán công ty. Có 2 trong 6 nhân sự kế toán của chúng tôi chỉ tập trung vào việc xử lý hóa đơn. Do vậy, khi biết đến UBot Invoice qua quảng cáo Facebook, tôi đã ngay lập tức liên hệ và bắt đầu sử dụng ngay. Việc này giúp các nhân viên KiaOra giảm được đáng kể áp lực công việc thủ công”.
Tại sao UBot Invoice làm được điều đấy?
UBot có khả năng làm thay đổi bộ mặt của bộ phận Tài chính Kế toán . Trước đây, khi chỉ tập trung xử lý các đầu việc lặp lại, các thao tác thủ công, bộ phận này thường khó có đủ nguồn lực để nâng cao chất lượng công việc. Tuy nhiên, nhờ công nghệ như Robotic Process Automation (RPA), AI, Big Data… được FPT Software tích hợp, các công việc lặp đi lặp lại khi xử lý hóa đơn thủ công được UBot Invoice xử lý nhanh hơn, với độ chính xác tuyệt đối. Do vậy, bộ phận kế toán không cần hiểu quá nhiều về công nghệ để có thể sử dụng UBot. Việc duy nhất cần làm là gửi thông tin hóa đơn đến cho UBot, rồi nhân viên kế toán có thể chuyển sang đầu việc khác trong lúc UBot Invoice xử lý hóa đơn.

UBot không chỉ cải thiện năng suất của riêng phòng Tài chính kế toán , mà còn gián tiếp cải thiện chất lượng công việc của các bộ phận liên quan.
Sau 7 tháng đi vào vận hành, UBot Invoice đã được cải tiến để có khả năng tự động đọc, xử lý siêu tốc lên tới 1.000 hóa đơn đầu vào trong 15 phút, tương đương trung bình 1 giây cho mỗi hóa đơn. Hiện tại, mỗi ngày, hệ thống của FPT Software xử lý trung bình 5.000 hóa đơn, qua đó giúp không ít doanh nghiệp “vượt cạn mùa Covid” cũng như tăng tốc chuyển đổi số cho doanh nghiệp.